Google スプレッドシートでAIを使うときは、「通常の数式を作ってもらう」作業と、「AI関数で文章を生成する」作業を分けます。前者は条件を計算式へ変え、後者は指定した入力から要約や分類などの候補を作ります。どちらも、式や文章が表示されたことだけで正しいとは判断しません。
この記事は公式資料と架空の表を使った手順です。Geminiの実行、シート編集、数式評価、生成結果の確認は行っていません。計算値と要約文は説明用の期待例です。
目次
計算式か、文章の生成かを決める
合計、行金額、条件付きの件数など、答えの規則を決められるものは標準関数や計算式を検討します。自由文の要約・分類にはAI関数が候補ですが、生成内容を確認する工程が必要です。
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| 欲しい結果 | 使い方の候補 | 確認すること |
|---|---|---|
| 単価×数量 | 通常の計算式を作る | 列、空欄、負数の定義 |
| 条件別の合計 | SUMIFS等の候補を作る | 集計条件、範囲、型 |
| 問い合わせの要約 | AI関数で候補文を生成 | 元の文と条件が一致するか |
| 自由文の分類 | AI関数などで候補を作る | 定義、曖昧な例、人の確認 |
Gemini in Sheetsのサイドパネルで式を提案してもらうことと、セルへAI関数を置くことは別の入口です。Googleは、サイドパネルで表・数式・分析などを支援できると説明しています。Google公式：Gemini in Sheets（新しいタブで開く）
通常の数式は、列と条件を先に説明する
「金額を計算して」だけでは、税や割引、返品の扱いが決まりません。列の意味、値の型、出力先、除外条件を伝えます。
架空例では、A列が商品ID、B列が税抜単価、C列が数量です。単価・数量がともに数値の行だけをここで扱い、返品数量を負数にするという例の規則を置きます。欠損や文字列は、先に確認する対象へ分けます。
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| 商品ID | 単価 | 数量 | 期待する行金額 |
|---|---|---|---|
| P01 | 1200 | 2 | 2400 |
| P02 | 800 | 0 | 0 |
| P03 | 500 | -1 | -500 |
P02は数量がゼロで、数量不明ではありません。P03の負数も入力誤りと決めつけず、返品という今回の定義を保持します。この三行の行金額合計は1900です。税や会計上の売上を求めた値ではありません。
依頼文の例です。
A列は商品ID、B列は税抜単価、C列は数量、D列にB列×C列の行金額を出したいです。今回の三行は数値として確認済みで、数量0は0、返品数量は負数とします。数式候補と参照先を説明し、既知の三例で期待値を確認する方法を示してください。欠損・文字列の行はまだ処理せず、必要な規則を質問してください。
候補が=B2*C2なら、下へコピーしたときにB3とC3、B4とC4へ変わるかを確認します。$B$2のように固定されていれば、全行が先頭行を参照する場合があります。式の説明だけでなく、数式バーの実式を読みます。
最初は数行へ置き、境界条件を増やす
本表全体へ一度に適用せず、別の検証範囲で既知の入力と比べます。式が構文として通ることと、業務ルールに合うことは別です。
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| 検証条件 | 今回の期待 | 追加で決めること |
|---|---|---|
| 1200×2 | 2400 | 通貨と丸め |
| 800×0 | 0 | ゼロを非表示にする必要があるか |
| 500×-1 | -500 | 返品・取消の区別 |
| 数量が空欄 | 未定義のまま確認 | 0や空文字へ自動補完しない |
| 数量が文字列 | 型を確認 | 変換してよい表記か |
| 新しい最終行 | 範囲に入るか確認 | 固定範囲か拡張する設計か |
空欄を0にした式でも、計算上のエラーは出ない場合があります。しかし数量不明を販売数ゼロと扱うなら、集計の意味が変わります。エラーを隠すためにIFERROR等を付ける前に、何を不明として残すかを決めます。
AI関数は、必要な入力範囲を渡して生成する
GoogleのAI関数は、AI("prompt", [optional range])という形で使い、=Gemini()も利用できます。セルを選択してGenerate and Insertで生成し、更新時はRefresh and Insertを使う手順です。AI関数はシート全体やDriveの別ファイルを自由に参照するのではないため、必要な入力を範囲として渡します。Google公式：AI関数を使う（新しいタブで開く）
例えば、B列に問い合わせ本文、C列に受付時点の確認メモを持つ架空の表なら、D2へ次の候補式を置けます。これは実行済みの式ではありません。
=AI("問い合わせと確認メモだけから、日本語一文で依頼内容を要約してください。対応完了、返金可否、担当者、期限を推測して追加しないでください。", B2:C2)
本文だけでよい仕事なら、C列まで渡す必要はありません。逆に確認メモが重要なのにB2だけを渡すと、その条件を要約に反映できません。入力範囲は広ければよいのではなく、仕事に必要な列へ絞ります。
要約は、受付と解決を取り違えないか確認する
次は手製の入力と期待する説明例です。Geminiが実際に返した出力や精度評価ではありません。
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| 行 | 問い合わせ | 確認メモ | 許容する要約例 |
|---|---|---|---|
| 2 | 届け先を変更したいです | 発送前かは未確認 | 届け先変更の相談で、発送状況は未確認。 |
| 3 | 請求額が見積書と違います | 請求書番号の確認待ち | 見積書との金額相違の相談で、請求書番号を確認中。 |
| 4 | 設定方法を知りたいです | 対象の機能が未記載 | 設定方法の質問で、対象機能が未確認。 |
二行目から「届け先を変更しました」と生成されたなら、依頼が完了へ変わっています。三行目を「誤請求なので返金する」とまとめれば、原因と対応を作り足しています。四行目に実在の機能名を補うのも、この入力には根拠がありません。
確認欄には、元の行ID、入力範囲、生成文、誤りの有無、人が採用した文を対応させます。要約の文字数が短いことより、依頼と確認済み状態が保たれていることを優先します。
入力を変えたら、古い要約を見直す
元の問い合わせや確認メモが更新されたら、どの行の出力を見直すか確認します。値が表示されたままであることを、入力変更後も正しい証拠にはしません。
Google公式は、離れたセルをプロンプト文字列へ連結して参照した場合、そのセルが変わっても更新を促されず、自分で更新時期を判断する必要があると説明しています。単なる文字列への連結と、範囲引数で渡す方法を同じ更新挙動だと考えないでください。
例えば行2の確認メモを「発送前であると担当者が確認」に直した場合、旧要約の「発送状況は未確認」は古くなります。ただし発送前と分かっただけで、届け先変更を実行済みとはしません。再生成した文も、更新した原文へ戻って確認します。
入力を更新した時刻、再生成した対象行、採用した要約を残すと、後からどの版を使ったか追いやすくなります。一括更新する前に、代表行で入力範囲と出力を確認してください。
AIの候補と、後段で使う確定値を分ける
Googleの現行説明では、AI関数の出力はテキストで、他関数への入れ子は非対応です。AI関数を直接IF等へ埋め込む前提にせず、生成結果を独立した列で読み、人が採用する値を別に管理します。
分類を後続の集計に使う場合も、生成文が許可した分類名と一致するか、曖昧な行が混ざらないかを確認します。要約文の一単語を拾って返金、契約変更、顧客への送信を自動実行する用途には広げません。これらは文章候補を作ることとは別の判断と操作です。
標準数式とAI関数で共通して残すのは、目的、列の意味、対象範囲、期待例、確認した結果、未定義の条件です。通常計算なら数値と境界条件、文章生成なら原文の意味と更新状態へ戻って確認します。
月別の集計やグラフを作る仕事はGemini in Sheetsの分析手順とは利用目的が異なります。分析表全体の集計を、行ごとのAI要約と同じ機能として扱わないでください。
参考資料
資料確認日：2026年10月21日。AI関数とGeminiの利用には、対象プラン、言語、管理者設定などの条件があります。利用時点の公式案内と自分のアカウントで確認してください。