案内文をAIで「やさしい日本語」に書き換えるときは、難しい単語を置き換えるだけでなく、読む人が「自分は何を、いつ、どこで、どうすればよいか」を理解できる形にします。文章が短くなっても、申込期限、対象者、費用、例外が消えたら、案内としての意味が変わります。
AIは書き換え案と確認箇所を作る補助に使い、元の事実との照合、読み手に伝わるかの確認を別に行います。この記事では、地域の講座のお知らせを例に進めます。以下の講座と文章は架空の例で、実際のAI出力や読み手による理解度を測定した結果ではありません。
目次
読み手の条件と、してほしい行動を決める
最初に、誰へ何を知らせる文書かを確認します。「外国人向け」だけでは、日本語を読む経験、普段使う言語、漢字へのなじみ、必要な情報が分かりません。国籍から理解できる範囲を決めつけず、想定する読み手と、今回の案内で必要な行動を具体化します。
例えば、地域の講座なら「参加を考える人が、日時、場所、費用、申込方法を確認する」ことが目的です。背景説明を詳しくするより、参加の判断に必要な情報を先に置きます。申込みが必要な人と不要な人がいるなら、その区別も目的に含めます。
出入国在留管理庁・文化庁の2020年のガイドラインは、読み手の言語背景や日本語能力に応じた調整を求めています。また、情報と文章を整理し、言葉や表記を調整した上で、伝わるかを確認する流れを示しています。公的ガイドライン（新しいタブで開く）
書き換える前に、変えてはいけない情報を抜く
AIへ全文を渡してすぐ言い換えさせず、元文から残す情報を表にします。必要な情報が元文にない場合は、言い換えでは補えません。
表は横にスクロールできます
| 項目 | 残す情報 | 変えてはいけない点 |
|---|---|---|
| 対象 | 誰が参加・申込できるか | 対象を勝手に広げたり狭めたりしない |
| 行動 | 申込む、持参する、来場するなど | 必要な行動を任意へ変えない |
| 日時 | 開催日、時間、申込期限 | 開催日時と申込期限を取り違えない |
| 場所 | 施設名、階、部屋など | 説明のために住所や経路を創作しない |
| 費用・数量 | 参加費、定員、必要な個数 | 誰に適用する値かを残す |
| 条件・例外 | 見学のみ申込不要など | 本文を短くするために削らない |
| 問い合わせ | 案内された連絡方法 | 未確認の電話番号やURLを足さない |
施設名や窓口名は、難しそうでも別の名前へ変えないでください。現地の看板や申込画面と対応しなくなります。必要なら正式名を残し、短い説明や読み方を添える案にします。読み方が不明な固有名詞はAIの推測を確定せず、発行元へ確認します。
一つの文に詰まった条件を分ける
長い名詞の連続や、複数の条件を含む一文は、誰が何をするのかを分けて見ます。短くした文が、元の条件と別の意味になっていないかが重要です。
例えば「申込みをしていない人は参加できない」を「申込みをした人が参加できます」と言い換える場合も、当日申込みや見学などの例外が別にないかを確認します。「できる場合があります」を、読みやすさのために「できます」へ変えてはいけません。不確かさや条件も伝える内容の一部です。
「後日」「近日中」「必要に応じて」のような表現が曖昧なら、具体化できる情報が元資料にあるかを探します。なければ確認事項へ分け、AIに日付や手順を作らせません。「ご持参ください」を「持ってきてください」とするような表現変更と、元にない持ち物の追加は別の操作です。
AIへの依頼は、文案と照合表を分ける
案内文を、日本語を母語としない読み手にも伝わる文案へ書き換えてください。
目的：［読み手に分かってほしいこと、してほしい行動］。
読み手：［想定する日本語の使用状況。分からない点も明記］。
変えてはいけない情報：［対象、日時、費用、定員、条件、固有名詞］。
一つの文に多くの条件を詰めず、行動と条件を対応させてください。
原文の不確かさや例外を、断定や省略で変えないでください。
不足する日付、場所、連絡先、読み方は推測しないでください。
出力1：公開する文案。
出力2：元の情報｜文案の対応箇所｜変更内容｜確認事項。
ふりがなの提案は別に出し、確認していない読み方を確定しないでください。
原文：［利用が認められた案内文］
文案と照合表を別にするのは、制作中の確認事項を公開本文へ混ぜないためです。文案に「要確認」や仮のURLが残っている場合は、そのまま配布しません。元の担当者が情報を確定した後、該当箇所を直します。
架空のお知らせで、情報が残ったかを見る
次は説明用の原文です。
手作り講座を2026年11月21日の14時から15時まで、中央交流館2階で開催します。参加費は1人500円、定員は申込順で10人です。参加希望者は2026年11月14日17時までに、案内ページの「申込フォーム」から申し込んでください。見学のみの場合は申込不要で、見学は無料です。
書き換え案は、例えば次のように分けられます。これは人が作った例で、特定の読み手へ伝わると確認済みの文ではありません。
手作り講座のお知らせ
日にち：2026年11月21日
時間：午後2時から午後3時まで
場所：中央交流館の2階
参加する人は、1人500円を払います。
参加できるのは、先に申し込んだ10人です。
参加したい人は、2026年11月14日の午後5時までに申し込んでください。
案内ページの「申込フォーム」から申し込んでください。
見るだけの人は、申込みはいりません。お金もいりません。
この案では、開催時間と申込期限、参加と見学の条件を分けています。「見るだけ」という表現が実際の講座で何を意味するかは、読み手と主催者の双方で確かめます。分かりやすそうな語でも、受け取る範囲が一致するとは限りません。
「案内ページ」がどのページか分からない媒体へ載せる場合は、申込方法の案内を整える必要があります。ただし、例に存在しないURLを生成して埋めるのではなく、主催者が確認した参照先を用意します。
ふりがなと表示は、内容の確認後に整える
漢字に読み方を付ける場合も、言葉そのものの意味が難しければ説明が必要です。ふりがなを付けただけで、内容が伝わると扱わないでください。施設名、地名、人名には複数の読み方があるため、正式な読みを確認します。
公的ガイドラインには、漢字とふりがなの見やすさや、機械翻訳を想定してふりがなのない文書も用意する考え方が示されています。Web、紙、翻訳へ渡す原稿など、使う媒体で何を残すかを決めます。AIが括弧付きの読みを大量に足した文を、そのままどの媒体でも使えるとはしません。
文字が小さすぎる、行間が詰まる、読みにくい所で改行される場合は、文案だけでは確認できません。実際に配る紙や画面で見ます。ここでの表示確認と、日本語として理解できるかの確認は別に記録します。
「分かりましたか」だけで確認を終えない
読み手に確かめる機会がある場合は、案内を読んで何をするかを説明してもらいます。上の架空例なら、次の質問で情報の対応を確認できます。
表は横にスクロールできます
| 確認したいこと | 読み手へ尋ねる例 |
|---|---|
| 開催日時 | 講座は、いつ、何時から何時までですか |
| 申込期限 | 参加するには、いつまでに申し込みますか |
| 費用の対象 | 参加する人はいくら払いますか。見るだけの人はどうですか |
| 必要な行動 | 見るだけの人も申し込みますか |
| 次の操作 | 参加したいとき、どこから申し込みますか |
これは採点用の日本語テストではなく、案内の伝わり方を確認する例です。答えが想定と違ったら、読み手の能力の問題と決めつけず、文の条件、語の意味、参照先の分かりにくさを見直します。少人数で確認できても、すべての人へ伝わる保証にはしません。
AI自身に「やさしい日本語になっていますか」と聞く確認は、こうした読み手の確認の代わりにはなりません。実施していない場合は、制作記録で「文案と原文の照合まで」「読み手の確認は未実施」と区別します。
一般的な文体調整は、文章のトーンを整えるならどのAIかで整理できます。他の言語へ翻訳する場合は、AI翻訳の品質をチェックする方法で、原文と訳文の対応を別に確認してください。
参考資料
資料の確認日：2026年10月20日。例文と確認表は編集上の提案で、読み手の理解度、AIの書き換え性能、紙や画面での表示は実測していません。