複数社の見積書をAIで比較するときは、合計金額を並べる前に「同じ作業・数量・期間を見積もっているか」を確認します。安く見える見積もりでも、必要な作業が別料金だったり、他社の一式料金に含まれる項目が分かれていたりすることがあります。
AIには、各社の記載を共通の項目へ対応付ける候補と、比較できない条件を出させます。金額を推測で補う、未記載を0円とする、発注先を自動決定する役割は与えません。以下の見積もりと数字は説明用の架空データで、実在する事業者の価格やAIの抽出精度を測った結果ではありません。
目次
比較する前に、依頼した範囲を固定する
最初に、自社が依頼した内容を一覧へします。目的、納品物、数量、対象期間、対応してほしい作業、除外する作業を整理し、比較の基準にします。見積書の項目名をそのまま共通の基準にすると、一社だけの区分へ他社を無理に当てはめることがあります。
例えば「説明資料の制作」なら、構成、本文、図版、ページ数、修正回数、元データの納品、追加ページの扱いなどを分けます。数量や単位は、枚、ページ、回、時間、人月などを区別してください。どれも「1」と書かれているから同じ数量とは限りません。
各見積書には、見積ID、発行者、発行日、版、有効期限、対象案件を付けます。再発行された見積もりと旧版を混ぜず、今回の比較対象を記録します。共有範囲やAIへ渡せるかは、見積書の取扱条件と組織のルールを先に確認してください。
原文の項目と、比較用の項目を別に持つ
まず各見積書から、項目名、説明、数量、単位、単価、金額、含む範囲、含まない範囲、原文位置を抽出します。原文の表記を残した上で、別の列へ比較用の項目を付けます。
表は横にスクロールできます
| 列 | 残す内容 |
|---|---|
| 元の項目 | 見積書に書かれた名称と説明 |
| 比較用の項目 | 自社の依頼範囲に対応する区分 |
| 対応関係 | 一対一、複数項目をまとめる、一式の内訳未確認など |
| 数量・単位・期間 | 原文にある値と条件 |
| 原文の金額 | 通貨、税込・税別などの表記と一緒に保存 |
| 含む／含まない範囲 | 別料金、支給素材、修正回数など |
| 根拠 | 見積ID、版、ページ、項目や注記の位置 |
| 確認状態 | 比較可能、条件差あり、内訳確認待ち、未記載 |
項目名が似ていても、作業範囲が一致するとは限りません。「デザイン」に構成案を含む会社と、支給原稿のレイアウトだけを指す会社があれば、その差を消さずに残します。逆に、名称が違っても同じ作業なら、原文を確認して対応候補を付けられます。
一式料金を、AIに分解させない
次の表は架空の例です。金額は同じ通貨・同じ税表記で提示されたという説明上の前提ですが、それ以外の作業条件まで同じとはしていません。
表は横にスクロールできます
| 比較する作業 | A社の記載 | B社の記載 | この時点の判断 |
|---|---|---|---|
| 構成とレイアウト | 資料制作一式120,000円 | 構成30,000円、レイアウト80,000円 | A社の一式に何を含むか確認 |
| 修正 | 2回まで含む | 修正の記載なし | B社は無料でも非対応でもなく未確認 |
| 編集可能な元データ | 別料金、金額は未記載 | 納品物に含む | A社へ金額と条件を確認 |
A社の一式120,000円を、AIが構成40,000円、レイアウト80,000円などへ勝手に分けてはいけません。B社の二つの金額を足す計算は110,000円ですが、それだけで「B社が同条件で10,000円安い」とは結論づけられません。修正や元データなどの条件がまだ揃っていないためです。
合算する場合は、何を足したかを残します。選択式のオプションと必須費用を一緒に足したり、単価を金額へ再度加えたり、含まれている作業を重ねて計上したりしないようにします。
AIへの依頼は、対応候補と質問票に分ける
複数社の見積書を、以下の依頼範囲に対応付けてください。
出力1：比較項目｜各社の元項目｜対応関係｜数量・単位・期間｜原文金額｜根拠位置｜状態。
出力2：会社ごとの確認質問｜確認が必要な理由｜見積書の該当箇所。
一式料金の内訳や未記載の費用を推測しないでください。
未記載、含まない、別料金、0円を区別してください。
税・通貨・有効期限・適用数量が違う場合は、比較可能としないでください。
合算する場合は元の項目と計算式を残してください。
値引きの可否、発注先、法的な条件解釈は決定しないでください。
依頼範囲：［比較基準］
資料：［利用が認められた見積書と見積ID・版］
出力を受け取ったら、対応関係を先に見て、金額の検算へ進みます。対応がずれた表は、足し算が正しくても比較に使えません。ページ番号だけでは戻りにくい場合は、項目名や注記の短い引用も手掛かりとして残します。
計算した値と、見積書の記載を分ける
数量と単価が明記されている項目は、積と合計を別の計算で照合できます。ExcelのSUMPRODUCTは、対応する配列の積を合計する関数です。ただし、対応する範囲の大きさなどの条件があり、非数値が含まれる場合の扱いにも注意が必要です。Microsoft公式：SUMPRODUCT（新しいタブで開く）
関数を使えることと、見積条件が正しいことは別です。数量の単位、含む範囲、端数処理、値引き、税の記載が不明なら、一般的な値を補って計算しません。「見積記載額」「自分の計算値」「差額」「確認事項」を別に持ち、差が出た箇所を確認先へ返します。
税表記や通貨が異なる場合、比較基準を担当者と決めてから必要な処理を行います。為替や税率、適用時点をAIに推測させて、比較表の確定値へ混ぜないでください。
見積書の改訂比較と、他社比較を混ぜない
同じ会社の旧版と新版を調べる作業は、複数社の作業範囲を揃える作業とは別です。Adobe Acrobat ProのCompare Filesは、二つの版の差分を示す機能として案内されています。差分が見つかっても、その変更が他社との条件差を解消したとは限りません。Adobe公式：PDFの版を比較する（新しいタブで開く）
再見積もりを受け取ったら、旧版を残し、新版の変更箇所を確認してから共通表の対応行を更新します。質問へのメール回答で条件が補われた場合も、見積書そのものの記載と、追加の回答を区別して参照先を持たせます。
最後に、比較できた範囲と残る質問を渡す
確認者へ渡すのは、自動順位ではなく、同条件で比較できた項目、条件が違う項目、追加確認が必要な項目です。「修正回数は何回含みますか」「元データの納品はこの金額に含まれますか」のように、原文のどこが不足しているかを具体化します。
回答後に比較表を更新する場合は、誰が、いつ、どの資料から確認したかを残します。有効期限が過ぎた見積もりを、現在も同じ条件で発注できると扱わないでください。発注の判断は、価格以外の要件と組織の確認手順も合わせて行います。
PDFから条件を抽出する基本は、PDFから契約条件・期限・金額を抜き出す方法で確認できます。比較結果を資料へ載せる段階では、プレゼン資料の比較表を見やすくする方法へ進めます。
参考資料
公式資料の確認日：2026年10月20日。対応表と質問票は編集上の手順例で、実際の見積書、Excel、Acrobat、AIサービスを使った実測結果ではありません。