請求書の仕入先名が台帳と違うときは、似ている名称を一つ選んで確定せず、候補ごとの一致・不一致・不足を並べます。比較用に表記を整えても、元の名称と台帳IDを残してください。請求書の発行元、契約先、振込先が同じとは限らず、名称の類似だけで会計登録や口座変更へ進めないことが大切です。
この記事は仕入先を選ぶまでの確認表を作る手順です。実際の請求書処理、法人照会、台帳更新、支払を行った結果ではありません。台帳の重複統合や銀行口座の真正性判定は、この候補照合とは別の工程にします。
目次
請求書と台帳の識別子を保つ
請求書にはファイル版、請求番号、発行日、発注番号を付け、台帳には仕入先IDと現在の利用状態を残します。請求書の名称を台帳名へ上書きすると、あとで何を手掛かりに照合したかが消えます。原文と比較用名称を分け、法人格、支店、部門、旧社名を除いた場合は、その変換も記録します。
AIへ渡す前に、利用が許可された情報だけを作業用に抜き出します。口座番号や担当者の私的連絡先など、候補生成に不要な情報は含めません。架空の名称でも、同名別法人、別支店、代理請求を含む例を用意すると、社名だけで確定しない規則を点検できます。
名前以外の根拠を候補ごとに集める
最初は名称の完全一致と、承認済みの別名表から候補を探します。一つに決まらなければ、AIは表記ゆれや旧名称の可能性を候補として追加します。AIが示した類似度は確認の順序へ使えても、仕入先を確定する権限にはしません。台帳側の情報自体が古い場合もあるため、矛盾を勝手に修正しないでください。
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| 比較項目 | 見ること | それだけでは分からないこと |
|---|---|---|
| 発注・契約の相手 | 発注番号と仕入先ID、契約書の主体 | 今回の請求が契約どおりか |
| 登録番号等 | 原資料と確認可能な番号の一致 | 振込先が正当か、取引が実在するか |
| 住所・拠点 | 本店・支店・請求窓口の違い | 同住所の別法人や代理関係 |
| 名称と別名履歴 | 正式名、旧名、承認済み略称 | 似た名の別法人との区別 |
| 台帳の状態 | 有効・停止・重複候補、確認日 | 過去に使った相手が今回も正しいか |
Microsoftの請求書照合の説明（新しいタブで開く）は、請求書、発注書、受領情報の照合を扱います。ここでも単独の社名比較だけで支払判断を終えず、対象の発注・取引へ戻れる仕入先IDを確認する設計にします。社内でどの識別子を正式な根拠とするかは、取引先管理の担当者が決めます。
架空例では「候補一位」より衝突を示す
請求書に「東海サンプル販売」とあり、台帳に「株式会社東海サンプル」と「東海サンプル販売株式会社 西支店」がある架空例を考えます。文字が多く一致する後者を自動で選ぶのではなく、請求書にある発注番号、登録番号、住所を両候補へ対応付けます。登録番号が前者と合い、住所が後者と合うなら、根拠が衝突しています。どちらかを推測で優先せず確認待ちにします。
請求代行や社名変更の説明が届いた場合も、その文面だけで台帳を変更しません。既存契約、承認済み変更履歴、既知の担当窓口での確認など、組織が定めた経路へ戻します。メール署名や請求書に新しく書かれた連絡先だけを確認先にすると、同じ誤情報を別の形で確かめたことになりかねません。
確認表は候補を消さずに判断を残す
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| 請求書ID | 候補仕入先ID | 一致 | 不一致・不足 | 状態 | 確認先 |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-例01 | V-例A | 発注番号、登録番号 | 請求窓口の住所が異なる | 要確認 | 購買・取引先管理 |
| INV-例01 | V-例B | 表示名、住所 | 発注の相手と異なる | 保留 | 契約担当 |
この表は架空の記入例です。名称が違っても正しい相手という場合、逆に名称が一致しても別相手という場合を両方残します。「一致が多いから確定」という多数決にはしません。発注の相手と別の法人が請求しているなど重要な相違は、他の一致がいくつあっても確認へ送ります。
AIへの指示は「最終仕入先IDを選ばず、候補ID・原文参照・一致・衝突・不足・次に確認する資料を返す」とします。入力にない登録番号や住所を生成させず、候補が見つからない場合は新規仕入先登録の担当へ渡します。台帳にないという理由だけで、似た既存IDへ押し込まないでください。
口座変更と誤った紐付けは別に止める
仕入先が確認できても、請求書に新しい口座が書かれている場合は口座変更の確認が必要です。名称照合の一致を口座の承認として扱わず、既知の連絡経路と社内の変更承認手順を使います。候補表に完全な口座情報を広く共有する必要もありません。詳細の保管先とアクセス対象を限定します。
誤った仕入先IDを下書きへ入れた場合は、後続の登録・支払処理が進んでいないかを先に確認します。未実行なら紐付けを解除して確認待ちへ戻し、変更理由を残します。すでに登録・処理された可能性がある場合は、同じ請求書を別IDで再登録せず、経理担当が既存記録と実行状況を照合して訂正方法を決めます。請求番号だけでなく版と仕入先IDも含めて、二重処理を避けてください。
最終的には、確定したID、採用した根拠、確認者、未解消の相違、次の処理先を記録します。請求書の相手を選ぶ作業で台帳そのものを統合せず、台帳の重複や古い別名が原因なら、別の管理案件として引き継ぎます。