MeetGeekで会議を文字起こし・要約する前に、記録する会議、言語、共有先を決めます。calendarを接続しただけで期待する会議だけが記録されるとは限りません。会議後はtranscriptとhighlightへ戻り、決定・提案・Action候補を区別してから共有します。要約が届いたことと、正しい議事録や実行できるtaskが完成したことは別です。
以下はMeetGeekの公式Helpを確認して整理した手順です。アカウント作成、calendar接続、録音、会議招待、共有や連携を実行した結果ではありません。録音・個人情報・保存の条件は組織と参加者の取り決めを確認し、対象の会議で使える方式を選んでください。
目次
最初に自動参加と共有の条件を見る
Getting Startedの公式説明（新しいタブで開く）では、GoogleまたはMicrosoftのcalendarと接続し、会議のlinkを検出する流れが案内されています。Upcoming Meetingsの会議ごとのtoggleと、社内・社外向けのAutomatic Join条件を確認します。defaultで一覧の会議へ参加する説明があるため、機密会議を含む予定へ一括で使い始めないようにします。
最初の対象は、記録の利用条件を整えられる限定した会議にします。複数の参加者がMeetGeekを使う場合は、同じ会議へ複数のbotが入ることも確認対象です。予定変更や追加参加者があるときは、過去の設定をそのまま流用せず、会議ごとの対象と共有先を読み直してください。
会議の方式と言語を確認する
表は横にスクロールできます
| 段階 | 確認すること | 不明なら |
|---|---|---|
| 記録方式 | 対応する会議link、botまたはdesktop等の方式 | 対象方式の公式Helpへ戻る |
| 開始前 | 案内・合意、参加者、停止方法 | 記録を開始しない |
| 言語 | main languageや自動検出の条件 | 代表的な短い例で確認する計画を作る |
| 出力 | transcript、summary、highlight等の必要範囲 | 不要な保存・共有を増やさない |
同公式案内には、botを会議へ参加させる方法とdesktopからbotなしで記録する方法があります。botが表示されない方式でも、参加者への説明や組織の録音条件が不要になるわけではありません。利用端末・OS・permission・会議環境に合う手順を確認します。
言語が想定と違う場合は、元音声や対象会議を確認してから、現在のLanguage Settingsと再解析の条件を調べます。再解析すれば必ず正しい文字起こしになるとは限らず、話者の重なり、固有名詞、否定、金額は人が照合します。実際に聞いていない記録を「音声確認済み」にしないでください。
summaryから重要発言へ戻る
Highlights & Summariesの説明（新しいタブで開く）では、highlightはtag、音声または動画の短い部分、関連transcriptを持つ単位として案内されています。summaryやメールにある言い換えだけを根拠にせず、そのhighlightと前後の発言を確認してください。短くなった部分に条件や否定が落ちていないかを見ます。
架空の例として「次回、条件がそろえば試す」という発言が「試験導入する」と要約された場合、決定事項へ採用しません。条件と未決を戻し、誰が何を確認するかを別に残します。「山田さんの案」という表現も、山田さんが作業を引き受けたという意味とは限りません。
表は横にスクロールできます
| 抽出されたもの | 確認する根拠 | 整理後の扱い |
|---|---|---|
| 決定候補 | 合意と条件が分かる発言 | 決定者・範囲・例外を記録 |
| Action候補 | 依頼と受諾、作業対象 | 担当・期限・成果物を確認 |
| 提案 | 検討や可能性の発言 | 未確定の案として残す |
| 未決事項 | 不足情報と次の判断 | 確認先と再確認条件を設定 |
本文を修正するときは、元の発言と編集後のメモを区別します。聞き取れない言葉や不明な期限をAIで補って自然な議事録へしないでください。必要なら会議の責任者へ確認し、未確定はそのまま残します。
メール宛先と会議へのアクセスを別に確認する
Meeting Sharingの公式説明（新しいタブで開く）は、defaultの共有対象をcalendar招待者として説明し、招待に含まれない参加者やad-hoc会議は自動共有の扱いが違うとしています。会議にいた人と招待者が同じとは限らないため、実際の共有相手を確認します。defaultの変更にはプラン条件もあります。
summaryメールの配布、会議全体のaccess、highlightのlink、teamやworkflowによる共有を同じ設定と思わないでください。会議全体を共有すれば録画・transcript・summaryへアクセスできる範囲が広がり得ます。必要な抜粋だけでよい場合は、highlightの共有を検討し、そのlinkで何が見えるかを確認します。公開linkを発行する必要がなければ、限定した共有を選びます。
失敗は記録・解析・共有の順に分ける
会議が見つからないときは、対象calendar、会議link、自動参加条件、実際の開始を確認します。会議があるのに文字起こしが不足するなら、音声の取得と言語・解析を切り分けます。要約はあるが相手に見えない場合は、メール送信とaccessを別に調べてください。共有ができないからと権限を広げる前に、対象者と利用条件を確認します。
誤共有や誤ったActionが見つかった場合は、連携先への追加配布や自動登録を止める手順へつなぎ、どの記録・宛先・taskに影響したかを残します。修正したsummaryだけで、すでに配布したコピーも直ったと判断しません。最初は外部連携を増やさず、記録対象から発言確認・共有・作業の受領までを限定した例でたどれるかを確認するのが実務的です。