作成者のPCではPower Queryを更新できるのに、共有した相手だけ失敗する。そんなときは、まず数式やクエリを作り直すのではなく、相手が同じ接続先へ到達できるか、どの認証情報がどの範囲に保存されているかを分けて確認します。Power Queryの資格情報は共有ブックを開いただけで全員に引き継がれるものではありません。利用者ごとの権限を保ったまま、接続先・認証・実行環境を揃えるのが基本です。
目次
まず「誰が・どこで・何に」失敗するかを分ける
「他の人が更新できない」だけでは原因を特定できません。最初に、失敗した人、Excelの実行環境、接続先、エラーが出る段階を記録します。自分のExcel Desktopでは更新できてもExcel for the webでは同じコネクタや認証方法を使えないことがあります。反対に、Webでは更新できても、各利用者がDesktop側で個別にサインインし直す必要がある場合もあります。Hostごとの機能差を確認する前に、アカウントを共有したり、全員へ所有者の資格情報を渡したりしないでください。
最低限、次の4点を揃えます。
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失敗利用者：本人のアカウントで同じブックを開いているか。ゲスト・別テナント・別プロファイルではないか。
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実行環境：Excel for Windows / Mac / Web、Power Queryの接続先、更新操作を記録する。
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接続先：SharePoint/OneDriveのURL、データベース名、ファイルパスなど、クエリが実際に参照する場所。
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症状：認証要求、アクセス拒否、ソースが見つからない、資格情報の種類不一致、プライバシーレベル等のメッセージ。
個人情報やアクセストークン、パスワードは記録票へ貼らず、エラー文と接続先の種類だけを残します。
原因を切り分ける診断表
表は横にスクロールできます
| 見える症状 | 先に確かめること | 次の安全な対応 |
|---|---|---|
| 作成者だけ更新でき、同僚は認証を求められる | 同僚自身のアカウントで接続先を開けるか、必要な組織アカウントでサインインしているか | データソースの資格情報をその利用者の正規アカウントで設定し、最小権限で再試験する |
| ローカルPCのファイルを見つけられない | クエリにユーザー固有のドライブ文字、ホームフォルダー、ローカルパスが入っていないか | 組織で共有・許可された保存場所へ移す必要があるか、所有者・管理者と決めてから接続先を変更する |
| 資格情報の種類がサポートされない | 接続先のURL範囲とconnectorが要求する認証方式が合っているか | Data Source Settingsで正しいsource entryを特定し、connectorが提供する方式を選ぶ |
| Webでは失敗するがDesktopでは更新できる | Web版のそのconnector・認証・ゲートウェイ要件が満たされているか | 公式の対応状況を確認し、必要ならサポートされるhostで更新する |
| 更新後にPrivacy / Formula.Firewall系のエラーになる | 接続元ごとのPrivacy Levelと複数sourceの結合条件 | 情報保護の必要性を維持したまま、組織のルールに沿って設定を確認する |
この表は原因を確定するものではなく、確認順を狭めるための入口です。特定のエラーコードだけで「資格情報が壊れた」と決めつけず、同じ利用者・同じ環境でどのsourceに接続できないかを再現して記録します。
Data Source Settingsで見る範囲
ExcelのData Source Settingsには、現在のブックに関係するsourceと、複数ブックに適用されるGlobal permissionsがあります。Microsoftは、共有ブックの更新者が資格情報の設定によってはsourceへのアクセスを別途要求されること、Current WorkbookとGlobal permissionsを切り替えて管理できることを説明しています。ここでのCurrent Workbook / Globalは、ブック行を共有するかどうかではなく、資格情報設定の適用範囲を示します。
利用者のPCで、DataタブからGet Data → Data Source Settingsを開き、次を確認します。
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Current Workbook側に、対象ブックが参照するsourceが登録されているか。
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sourceのURL・パス・名前が、クエリ内の接続先と一致するか。古いURL、移動前のフォルダー、個人のローカルパスを見落とさない。
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Edit Permissionsに表示される認証種類が、そのsourceの要求と合っているか。
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Current Workbookの設定を見ているのか、Global permissionsを見ているのか。別ブックで成功した資格情報が、対象ブックでも有効とは限らない。
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source側のアクセス権が、更新する各利用者に必要な範囲で付与されているか。
画面名や配置はExcelのhost・versionで異なることがあります。見つからない場合は、使用中のExcelでMicrosoftの現行案内を確認します。「Clear Permissions」「Clear All Permissions」は資格情報を消す操作で、元に戻せない場合があるため、切り分けの最初に実行しないでください。
ローカル接続を共有用へ変える前に
クエリが作成者の C:\Users\... やMacのユーザーフォルダーなどを参照していると、他の人のPCには同じパスが存在しません。sourceファイルを移動するだけでも、保存済みのクエリが自動で新しい場所を正しく指すとは限りません。
SharePointやOneDriveなどへ置き換える場合は、次の順で決めます。
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sourceデータの所有者と保存先の管理者に、チーム共有の正規場所があるか確認する。
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更新者がその場所へアクセスできるか、ブラウザーで本人のアカウントを使って確認する。
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Power Queryの接続先を正規URL・connectorに変更する。個人の同期フォルダーを使う設計と、SharePoint connectorを使う設計を混同しない。
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クエリのプレビューで意図したファイル・テーブルだけが見えることを確認し、filter・sample path・ナビゲーションstepが古い場所を参照していないか見る。
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各利用者が自分の権限で認証し、同じデータ範囲を更新できるか、テスト用コピーで確認する。
共通の場所へ移したからといって、全員に同じ資格情報を使わせる必要はありません。接続先の権限設計と、Power Queryに保存する認証方式は別々に判断します。利用者自身の認証が必要なsourceなら、その人が自分のアカウントで認証し、source側でも必要な権限を得る形にします。
認証範囲とプライバシー設定の注意
Web connector等では、認証方式がURLのどの階層へ適用されるかも確認点です。たとえば上位ドメインに設定した資格情報が複数のサブパスへ適用される場合がありますが、同一ドメイン内でも別領域に異なる認証が必要なことがあります。意図しない広い範囲へ資格情報を適用しないよう、実際のsource URLと認証レベルを照合します。
また、複数のsourceを結合するqueryではPrivacy Levelが更新結果に影響することがあります。エラー回避のため「すべてのPrivacy Levelを無視する」設定にすると、異なるデータソース間の情報の扱いに影響する可能性があります。給与、人事、顧客情報などを含むsourceでは、性能よりも組織の情報保護ルールを優先し、判断できなければ管理者へ確認します。
認証情報を同僚へメール・チャットで転送したり、同僚のために所有者のアカウントで接続したりしないでください。接続試験に必要な操作は、各利用者本人または権限を持つ管理者が行います。
共有できるかを小さく検証する
本番ブックをいきなり全員で更新する前に、コピーまたは影響を限定できるテスト用ブックで確認します。テストは「作成者が動く」だけでなく、少なくとも通常の利用者1名が本人のアカウントで更新できるかを見ます。権限を強める前に、最小権限の状態で試します。
記録する項目は、利用者（個人名でなく役割でも可）、Excel host、source種別、認証方式、更新結果、エラー時刻、変更した設定、元に戻す方法です。refresh後は、行数・対象期間・重要な合計値など、読者の業務で意味のある照合指標を比較します。単に更新完了と表示されたことだけで、データが最新・完全と判断しません。
表は横にスクロールできます
| テスト | PASS条件 | FAILしたときの次の確認 |
|---|---|---|
| 接続先 | 利用者が正規の共有sourceへ本人の権限で到達できる | URL/パス、source owner、アクセス権を確認 |
| 認証 | connectorが要求する認証方式を選べる | host・connector・URLレベルと資格情報範囲を確認 |
| 更新 | テスト利用者がqueryを再実行できる | エラー全文とどのsource/stepで止まるかを記録 |
| 結果 | 更新前後の件数・期間・合計が想定に合う | filter、対象ファイル、navigation、最新更新日時を照合 |
| 権限 | 必要なsourceだけへアクセスできる | 過剰権限があれば戻し、管理者と範囲を再設計 |
直らない場合に管理者へ渡す情報
作成者の端末では成功し、他ユーザーでは失敗する場合は、次の情報をまとめて管理者またはsource ownerへ渡します。資格情報そのものは含めません。
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Article / Workbook名とクエリ名
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失敗したExcel host・versionと更新操作
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sourceの種類とURL/共有パス（必要なら機密部分を伏せる）
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エラー全文、発生時刻、失敗するstep
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Data Source Settingsで確認したCurrent Workbook / Globalの別と認証種類
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利用者自身のsourceアクセス可否
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実施した変更と、変更前へ戻す手順
接続先へのアクセス権がない場合は、Power Query側の資格情報を変えるだけでは解決しません。source ownerがアクセスを認めるか、承認された共有場所へ移行する必要があります。組織のポリシーで禁止された接続を、別アカウントやPrivacy設定の弱体化で迂回しないでください。
まとめ：個人設定を配らず、利用者ごとの認証で確認する
まず、利用者・Excel host・接続先の三つを特定し、Data Source SettingsでCurrent WorkbookとGlobal permissions、source URL、認証種類を照合します。ローカルパスが原因なら共有先を決めてからqueryを変更し、各利用者が本人の権限でテストします。最後に件数や主要値を照合して更新の完全性を確認してください。共有ブックの保存場所だけで認証やsource権限が自動共有されるわけではありません。
読者の次の一手は、失敗している利用者一人について「Excel host / source path / error / credential scope」の4項目を記録することです。これが揃えば、query修正・認証・source権限のどこから確認すべきかを切り分けられます。
公式Sources
Microsoft Support, Manage data source settings and permissions (Power Query): https://support.microsoft.com/en-us/excel/manage-data-source-settings-and-permissions-power-query（新しいタブで開く）
Microsoft Learn, Authentication in desktop apps - Power Query: https://learn.microsoft.com/en-us/power-query/connector-authentication（新しいタブで開く）
Microsoft Learn, Connections and authentication in Power Query Online: https://learn.microsoft.com/en-us/power-query/connection-authentication-pqo（新しいタブで開く）
Microsoft Support, Set privacy levels (Power Query): https://support.microsoft.com/en-us/excel/set-privacy-levels-power-query（新しいタブで開く）
確認日：2026-10-15。画面名・connector対応状況はExcelのhostとversionで異なるため、実環境で再確認する。Hands-on実施結果は記載していない。