Notion AIで議事録を作るときは、先に「会議の両側の声を取れるか」「どこへ保存し、誰へ見せるか」を確認します。文字起こしができた後は、要約を発言へ戻して照合し、決定・保留・担当・期限を分けます。読みやすい要約だけを、正式な合意の証拠にしないでください。
この記事は、AI Meeting Notesの音声入力を選び、会議メモを確認して次の作業へ渡す手順です。Notionでの実録音、設定変更、生成、共有操作は行っていません。後半の発言と整理例は、確認方法を示す独自の架空例です。
目次
会議の目的と保存先を先に決める
進捗会議なら未完了事項、意思決定会議なら決定と理由、顧客会議なら合意と残る質問など、今回残す情報を決めます。最初から全文をチーム全員へ渡すことを前提にせず、誰が何のために読むかを書きます。
入力前に、利用中プランでAI Meeting Notesが使えるか、workspace管理者が許可しているかを確認します。録音・文字起こしと外部AI処理を参加者へ説明し、同意が得られない場合は開始せず、手書きメモなどの方法へ切り替えます。途中参加者への説明も会議の運用へ含めておきます。
保存先は会議専用のページかdatabaseへ決め、共有相手と権限を確認します。NotionのShareでは、アクセスする人と権限レベルを確認できます。既定のteamspace内へ置くと広い範囲からアクセスできる場合があるので、ページ名が「個別面談」でも非公開とは判断しません。Notion：Sharing & permissions（新しいタブで開く）
Notion AIの「既定で顧客データをモデル学習に使わない」という説明は、ページの公開範囲や保存期間を決める設定ではありません。投入してよい会議か、誰が閲覧するか、いつ整理するかは別に決めます。Notion：AI security & privacy（新しいタブで開く）
オンラインか対面かで音声入力を選ぶ
公式Helpは、desktop appではマイクとsystem audio、browserとmobileではマイク入力を使う違いを説明しています。同じスマートフォン内で通話し、イヤホンで相手の声を聞く場合、その相手の音をNotion mobileが直接取り込めるとは考えません。Notion：AI Meeting Notes（新しいタブで開く）
表は横にスクロールできます
| 会議の状況 | 選び方と確認 |
|---|---|
| PCでオンライン会議、ヘッドホン使用 | desktop appで両側の音声と必要な権限を確認 |
| 同じ部屋で対面会議 | マイクへ各参加者の声が届くか短く確認 |
| スマートフォン内の通話をイヤホンで聞く | 相手の音声が取得される前提で開始しない |
これは製品の精度比較ではなく、音がどこを通るかを確認する表です。マイクを大きくすればすべて解決するわけではありません。短い社内テストで、自分の発言と相手の発言を別々に確認します。音が入っていない場合は、要約の指示より先に取得経路を見直します。
会議室で一つのマイクを囲むなら、遠い人や重なった声が欠ける可能性を見ます。発言者名の正しさと、文字として取れたことも別です。公式FAQでは話者ラベルは現時点で英語のみと説明されているため、日本語文字起こしへの対応から、日本語の話者名も自動で正しく付くとは広げません。
Notesと要約の指示を準備する
会議前に、目的、議題、固有名詞、判断が必要な点をNotesへ置きます。Notionの公式ガイドは、Notesと文字起こしの両方が要約に使われると説明しています。会議中のメモには、確定した情報と自分の見立てを分けて書き、メモした希望を会議の合意として見せないようにします。Notion：AI Meeting Notes guide（新しいタブで開く）
Instructionsを使う場合も、形式だけでなく、情報がないときの扱いを指定します。次は議事録を整理するための手製の依頼例です。
決定事項、提案・検討中、保留、次の作業を分ける。
次の作業には、作業内容・担当・期限・完了条件を記載する。
発言または確認済みNotesにない項目は「未設定」とする。
提案、希望、条件付き発言を、合意済みの決定へ変えない。
金額・日付・担当者を確定する前に、対応する発言を確認できる形にする。
Notesにある個人の見立てを、参加者全員の合意として扱わない。
公式Helpでは、Instructionsの変更は新しい録音または文字起こし再開時に適用され、既存要約を更新する場合はRetry summaryを使うと説明されています。設定を選び直しただけで、過去の要約も直ったとは判断しません。再生成後も、発言にない担当や期限が足されていないかを確認します。
まずは使ってみる
記事の文脈に合うToolへ進めます。報酬の有無で見た目は変えていません。
Notion AI
開始・停止と、記録の不足を確認する
準備ができたら、AI Meeting Notesを追加し、Notesを確認してStart transcribingで開始します。会議終了後はStopで止め、文字起こしと要約を確認します。開始できない場合は、利用条件、workspaceの許可、利用アプリとOS、必要な音声権限を切り分けます。
要約が出ないときは、会議を全文再生成する前に文字起こしがあるかを見ます。短い無音やテスト音だけの記録から、正式な要約が出ると期待しないでください。要約ができても、冒頭・末尾・相手の発言が欠けていないかを確認します。
音声へ戻って確認する必要がある会議なら、原音を後から利用できる設定と保存方法を事前に確かめます。文字起こしが残ったことから、原音も必ず残り全閲覧者が再生できるとは推測しません。原音や発言を確認できない箇所は、文章の流れで埋めず、参加者への確認事項として残します。
架空の3発言を、決定と未設定へ分ける
説明用の短い発言を考えます。これはNotionへ入力した試験結果ではありません。
- 発言1：「A案を来週試したい。担当はまだ決めていません。」
- 発言2：「B案は今回は採用しません。費用条件を確認してから再検討します。」
- 発言3：「資料の更新は私が担当します。期限は次回相談させてください。」発言者は確認済みの佐藤さん。
表は横にスクロールできます
| 発言 | 記録できること | 確定させないこと |
|---|---|---|
| 1 | A案の試行希望。担当は未設定 | 試行決定、担当者、具体的な日付 |
| 2 | 今回のB案不採用。費用条件を確認後に再検討 | 将来も永久に不採用という結論 |
| 3 | 資料更新の担当は佐藤さん。期限は未設定 | 次回会議の日を作業期限とすること |
「来週試したい」は希望であり、実施を承認した発言ではありません。「今回は採用しない」の「今回は」を落とすと意味が変わります。発言3も、担当者が確認できたことと期限が決まったことを混ぜません。
実際の会議では、前後に承認や撤回がないかも読みます。AI要約から抽出した一文だけで判断せず、引用と該当する文字起こしへ戻って確認してください。会話で担当が分からない場合、話者ラベルや職種から担当者を割り当てません。
保存と共有を確認してから作業へ渡す
会議メモをdatabaseへ集約するなら、会議日、案件、確認担当、未確認・確認済みの状態、次回の論点など、後で探す項目を選びます。本文へ作業を書いただけで正式なタスクが作られたとは扱わず、担当と期限の合意を確認してから必要な作業管理へ渡します。
公式Helpでは、作成した会議メモは既定で自分のみと説明されています。個人設定のAuto-share with internal calendar event participantsを有効にした場合、Notion Calendarの入口から作ったメモは、同じworkspaceの参加者へ閲覧・編集可能な状態で自動共有されます。すべての外部参加者へ自動共有されるという意味ではありません。保存先のページ権限も含めて、実際に見られる人を確認します。
社外へ送る場合は、顧客が必要とする合意内容と、社内の見立てを分けます。リンクをコピーする前に閲覧相手を決め、必要な人だけへ共有します。アクセスできないと言われても、全体公開へ変える前に、本人のアカウントと許可範囲を確認します。
最後に、決定・未決・次の作業・確認先を読み返します。誤った要約を直したなら、その修正を共有相手にも反映し、どの版を正式な議事録として使うかを決めます。次回会議では未完了作業と保留事項を議題へ戻し、文字起こしを保存するだけで終わらせません。
参考資料
- Notion：AI Meeting Notes（新しいタブで開く）
- Notion：AI Meeting Notes guide（新しいタブで開く）
- Notion：Sharing & permissions（新しいタブで開く）
- Notion：AI security & privacy（新しいタブで開く）
公式資料の確認日：2026年10月21日。入力経路の比較、依頼文、3発言と整理表は独自の説明例です。Notion操作、録音・文字起こし・要約精度、話者ラベル、Instructionsの実適用、音声保存、自動共有、料金は未検証です。