Read AIで会議を記録するときは、記録対象、会議後の閲覧権限、メールなどへの配信を別々に確認します。会議へ出席した人と、予定に招待されている人、レポートを読める人が同じとは限りません。
この記事は公式資料を基に、会議への追加からレポートの共有、Action itemsの確認までを整理したものです。会議への参加、録音、共有、通知送信は実行していません。参加者と作業の例は説明用の架空例です。
目次
会議前に、記録と共有の対象を決める
最初に、記録してよい会議か、誰へ何を渡すかを決めます。会議の案内・合意と組織のルールを確認し、機密性が高い内容を扱うなら、通常会議と同じ設定で進めないようにします。
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| 決めること | 確認する内容 |
|---|---|
| 記録対象 | 定例、顧客面談、個別相談のどれを含めるか |
| 追加方法 | カレンダー連携を使うか、進行中の会議へ手動追加するか |
| 閲覧 | レポート全体を誰が読める必要があるか |
| 配信 | レポートの要約などを誰へ、どの経路で送るか |
| 会議後の確認 | 誰が発言、担当、期限、共有範囲を確認するか |
Read AIのMeeting Reports（新しいタブで開く）は、TranscriptからMeeting Summary、Key Discussion Points、Action Itemsを生成する機能を案内しています。生成された記録は、会議での合意を人が確認するための入口として使います。
手動追加は、共有まで自動で済む方法ではない
公式の手動追加手順では、ReadのWeb画面にあるAdd to live meetingへ進行中の会議URLを渡す方法を案内しています。「Read has been added!」という表示は会議へ送り出したことを示し、実際の参加には会議側での入室許可が必要と説明されています。Read：Manually add Read to a live meeting（新しいタブで開く）
また、手動追加ではレポートがカレンダーのイベント情報へ関連付かず、他の参加者への自動共有・配信が機能しないとされています。最初にレポートへアクセスできるのは、Readを追加した人です。
「会議に追加できた」「参加して記録できた」「会議後に相手がレポートを読めた」は分けて確認します。記録の内容が正しくても、手動追加した会議で相手へ自動的に届くと考えて待ち続けないようにします。
会議サービス側の制限や管理者設定で参加できない場合は、その条件を確認します。共有できるようにするためだけに、会議全体の公開範囲や組織の制限を広げる手順にはしません。
Report SharingとDistributionを分ける
Readの公式ヘルプは、Web上のレポートへ誰がアクセスできるかをReport Sharing、要約などをメール等でどう届けるかをDistributionとして分けています。両者はAccount Settings > Report Sharingで確認する項目です。Read：Report sharing and distribution（新しいタブで開く）
自動共有の対象は、内部・外部それぞれの招待参加者について設定します。実際に出席したかどうかにかかわらず、カレンダーの招待先が対象になる説明です。主メールアドレスがGmailなどの公開メールサービスの場合は、内部の選択肢が無効になり、全参加者が外部として扱われます。
このアカウント設定が適用されるのは自分が所有するレポートです。別の人もReadを追加していれば、その人もレポートへアクセスでき、他の人へ共有できる場合があります。ワークスペースの管理設定による制御やチーム共有もあるため、自分の自動共有設定だけで全経路を確認したことにはしません。
招待先と出席者が違う架空例
以下は、自動共有の対象を確認するための例です。ほかの個別共有やリンクアクセスはないものとします。
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| 架空の招待先 | 会議の出席 | この例で確認すること |
|---|---|---|
| 社内担当A | 出席 | 内部参加者の共有設定に合うか |
| 社内担当B | 欠席 | 欠席だけを理由に自動共有対象から外れると思わない |
| 社外担当C | 出席 | 外部参加者へ渡す設定と、内容の共有許可を確認 |
共有先を「会議にいた人だけ」と説明する前に、招待一覧と設定を照合します。欠席した社内担当へ情報を届ける必要がある場合も、外部の招待先へレポート全体を見せてよいとは限りません。
Distributionでは、Send Meeting Recapなどの配信設定を別に確認します。メールが届かないという報告だけで、閲覧権限もないと判断しないでください。逆に、通知を送らなければ閲覧権限も付かないとは限りません。
既存レポートはShareで実際の権限を見る
生成済みレポートの共有を管理するには、編集権限を持つ人がShareを開きます。公式では、OwnerとEditorが共有を管理できます。OwnerはEditorでもあり、Viewerのみの権限では共有設定を変更できません。Read：Manage access to an existing report（新しいタブで開く）
People with accessで、人、Team、Workspaceなどの対象とViewer／Editorを確認します。閲覧だけ必要な相手へ、共有を管理できる権限まで必要かを分けます。削除や変更は、対象の権限と自分が行える範囲を確認してから判断します。
Link accessのAnyone with the linkは、URLを持つ人がログインせずに見られる設定です。相手が見られないという理由だけで切り替える前に、現在の共有先、アカウント、必要な閲覧範囲を確認してください。
相手の名前やメールアドレスで共有する場合も、画面で通知メールの有無を選べる案内があります。権限を付与する判断と、メールを送る判断は別です。
要約から発言へ戻り、Action itemを確定する
共有範囲が決まったら、Summaryで全体を把握し、重要な発言をTranscriptへ戻して確認します。自然な文章になっていても、担当、期限、条件が会話と一致するとは限りません。
例えば、架空の会議で「A案の費用は次回確認したい。誰が見るかは後で決める」と発言されたとします。ここから「担当Aが明日までに見積書を提出」とタスク化すると、担当も期限も作ってしまいます。
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| 記録したいもの | 人が確認すること |
|---|---|
| 決定 | 提案や希望ではなく合意した内容か |
| 作業 | 誰が何をするか、受諾があるか |
| 期限 | 発言にある日時か。未設定を勝手に補っていないか |
| 条件 | 対象、例外、実施の前提が残っているか |
| 保留 | 不足情報と、誰が次に確認するか |
担当や期限が不明なら、未確定として会議主催者へ戻します。AIの文章を読みやすく編集することと、会議で合意していない約束を追加することを分けてください。
届かない・見られないときの確認順
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| 観察した状態 | 先に確認するもの |
|---|---|
| 追加完了表示は出たが記録がない | 実際の入室、必要な許可、記録状態 |
| 手動追加したが他の人へ届かない | 手動追加の自動共有制約と、生成済みレポートの共有状態 |
| レポートは見られるがメールがない | Distributionと通知の設定 |
| メールにリンクはあるが開けない | 対象レポート、現在の閲覧権限、ログインするアカウント |
| 想定外の人が閲覧対象になっている | 招待先、個別共有、Team／Workspace、Link access |
原因が分からないまま共有を広げるより、対象レポートと観察した状態を揃えます。予定の招待、会議への参加、Webの閲覧、メール配信のどこまで確認できたかを記録すると、管理担当へ引き継ぎやすくなります。
既に配信した要約や、相手が保存したコピーは、レポートのアクセス変更だけで消えたとは判断できません。意図しない共有があった場合は、現在の権限を確認するとともに、配信済み内容の扱いを組織の運用に従って確認します。
次の会議へ残す確認記録
対象会議、Readの追加方法、レポートの所有者、閲覧者、配信先、Action itemsの修正点を一組にします。次回の定例では、前回の作業が完了・進行中・保留のどれかも確認します。
導入の完了条件は、録音や要約ができたことだけではありません。必要な発言を確認でき、合意した作業へつながり、意図した相手へ必要な範囲だけを共有できることです。会議種別や招待先が変わったら、前回の設定をそのまま正しいと扱わず、共有範囲を見直してください。
参考資料
- Read：Meeting Reports（新しいタブで開く）
- Read：Manually add Read to a live meeting（新しいタブで開く）
- Read：Report sharing and distribution（新しいタブで開く）
- Read：Manage access to an existing report（新しいタブで開く）
資料確認日：2026年10月23日。対象会議、接続方式、ワークスペースの制御、提供条件に合わせて現在の公式案内を確認してください。