請求書PDFの税額・合計を確認するときは、AIが抽出した数字をそのまま足し合わせず、原文の位置、税抜・税込、税率区分、端数処理の単位を先にそろえます。抽出誤り、計算条件の違い、請求書自体の不整合を分けて一覧にし、差が残る請求書は確認担当へ渡します。合計が合ったことだけで、取引の実在や支払の承認まで確定しません。
ここでは日本の適格請求書を想定した一般的な照合工程と、架空の数値例を示します。実際の請求書抽出や会計処理を実施した結果ではありません。個別取引の税区分・控除可否・会計処理は、取引資料と担当者が確認した方針に従ってください。
目次
原PDFと計算用の値を分ける
原本を保存し、請求書の識別子、版、ページ数、請求番号、通貨、対象期間を記録します。複数ページでは繰り返し表示された小計や繰越額を、商品明細として二重に数えないようにします。原本のページが欠けている場合や文字が読めない場合は、推定値で計算を成立させず確認待ちにします。
抽出表には、原文の値と計算用の値を別列で置きます。「1,000円」を数値1000へ変換したことと、「税込」と書かれた欄を税抜へ換算したことは、異なる処理です。マイナス記号、桁区切り、小数点、通貨単位、値引きの記号を元画像へ戻して確認できる形にしてください。
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| 残す列 | 内容 |
|---|---|
| 原文参照 | ファイル版、ページ、明細番号や領域 |
| 原値 | 数量・単価・金額・税率・税抜税込の原文 |
| 計算値 | 数値変換後の値と変換理由 |
| 区分 | 税率、対象外等の表示、送料・値引きとの関係 |
| 確認状態 | 読取確認済み、区分不明、計算差あり等 |
明細計算と税率別集計を順に確認する
最初に数量と単価から明細金額を計算できるかを見ます。数量の単位、値引き、金額が税抜か税込かをそろえ、式と請求書記載額の差を出します。金額欄がすでに値引き後なら、値引き額をもう一度引かないようにします。計算できない契約単価や一式料金は、数字を作らず根拠確認へ分けます。
次に税率別の対象額へまとめます。税抜額に税率を掛ける計算と、税込額から内税を求める計算を混ぜないでください。税率10%の税込額なら、内税の計算候補は税込額×10/110です。税込額そのものへ10%を掛ける式とは結果が違います。どちらの方式を使ったかは、請求書の表示と発行元の計算条件から確認します。
国税庁の適格請求書Q&A問57（新しいタブで開く）では、記載する消費税額等に1円未満の端数が生じる場合、一の適格請求書につき税率ごとに1回処理すると説明しています。切上げ・切捨て・四捨五入などの方法は任意ですが、商品ごとに丸めた税額の合計を記載する扱いは認められません。自社の都合で丸め方を変更して一致させるのではなく、発行元の方法と適用単位を確認します。
架空例で端数の差を見つける
税抜の明細Aが333円、Bが333円で、どちらも10%対象、値引き等なしという架空例を考えます。区分合計は666円、丸め前の税額は66.6円です。税率区分で切り捨てる条件なら税額66円、総額732円になります。明細ごとに33円へ切り捨てて合計してもこの例では66円となるため、結果が同じだけで処理単位が正しいとは判断できません。
同じ条件で明細を335円と335円にすると、区分合計670円の税額は67円です。商品ごとに33.5円を切り捨てて合計すると66円となり、1円差が出ます。ここでは差額を「許容差だから通過」とせず、どの単位で丸めたかを確認します。小さい差でも原因は別の桁誤読や区分誤りかもしれません。許容差の有無と適用範囲は担当者の承認済みルールへ戻します。
総額は調整項目を独立して照合する
税抜の税率区分別額と税額を合わせた後、請求書に記載された送料、値引き、前払金、相殺、今回請求額などの関係を確認します。すべてを無条件に加減する共通式にはしません。送料や値引きが明細・税率区分へすでに含まれる場合と、別表示の場合があるためです。前月残高を今回の売上へ二重に含めないことも確認します。
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| 差の種類 | 戻る場所 | 次の確認 |
|---|---|---|
| 明細だけ不一致 | 数量・単価・値引きの原文 | 桁・符号・単位、契約条件 |
| 税額だけ不一致 | 税率区分と税抜税込 | 端数の方法・単位、区分漏れ |
| 税込総額だけ不一致 | 小計・調整・前払等 | 二重加算、残高、対象期間 |
| 数字は合うが情報不足 | 原PDFと取引資料 | 欠損ページ、発行元、取引の照合 |
Dynamics 365の請求書自動処理の説明（新しいタブで開く）でも、取り込んだ合計・税額と計算値の照合は設定に依存します。画面が通過したことだけを独立した再計算の証拠にせず、どの値を正として扱う設定かを確認します。差を消す目的で税額の上書き設定を変更しないでください。
差異表から確認と再検算へ渡す
AIへ依頼するなら「原文にある値だけを抽出し、元位置・計算式・差額・未確認条件を返す。税率や読めない値を補完しない」と指定します。表計算等で再現できる式にし、人が選んだ正解の合計へ帳尻を合わせる説明を作らせないでください。計算が一致する場合も、未確認の区分や原文参照は残します。
修正が必要な場合は原本や請求書記載値を無断で書き換えず、確認先、差の理由、訂正版の有無を記録します。訂正版を受領したら旧版との対応を残し、変更箇所だけでなく区分合計と総額を再計算します。最後に確認者と根拠を付け、発注・受領との照合や承認へ渡してください。数値の照合工程と支払の実行工程は別の状態で管理します。