会議の議事録をAIで残す方法｜ClickUp AI Notetakerの使い方

ClickUp AI Notetakerは、会議に参加して記録・文字起こし・要点・Next StepsをClickUp Docsへ残す機能です。議事録作成では、会議記録を作ることと、決定事項を人が確定することを分けます。共有範囲、録音の要否、重要な発言の確認方法まで先に決めておけば、会議後の見直しで迷いにくくなります。利用前にWorkspaceの機能有効化、プランとユーザー権限、参加者への案内を確認してください。

AIが整理する情報と、人が確定する情報

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情報	使いどころ	確認すること
Overview / Key Takeaways	会議の要旨を短時間でつかむ	決定と提案が混ざっていないか
Transcript	発言の前後関係を確かめる	発言者、数字、固有名詞、否定表現
Recording	音声・映像へ戻って聞き直す	保存の必要性、閲覧権限
Next Steps	次に行う作業候補を拾う	担当、期限、完了条件が合意済みか
未決事項	保留理由と再確認時期を残す	誰がいつ判断するか

AIが作った要約を、そのまま会議の決定記録にしないでください。「来月に公開する案が出た」は「来月に公開すると決まった」とは限りません。決定欄には合意された内容だけを移し、提案や反対意見は別に残します。数値や期限が行動を左右する場合はTranscript、必要な場合はRecordingへ戻って確かめます。

会議の前に決める3つの設定

1. Notetakerを使える状態にする

公式ヘルプでは、AdminまたはOwnerがWorkspaceでAI Notetaker ClickAppを有効にする必要があります。利用はプラン・roleによって異なり、Everything AI Bundleまたは各プラン向けの単体add-onで購入できると案内されています。機能はearly accessで、提供条件や価格は変わり得ます。契約前にはWorkspaceのBilling画面と現在のavailability表を見てください。管理者以外のメンバーが使えるか、ゲスト権限で使えるかも、利用者のroleに合わせて確認します。

2. 誰がNotesを見られるか選ぶ

Personalは自分用、WorkspaceはWorkspace内で共有、Sharedは会議参加者などとの共有に使います。個人の1on1や機微な人事会議をWorkspace共有にすると、意図より広い範囲に記録が見えるおそれがあります。反対に、プロジェクト会議の決定事項を個人用にするとチームが後から参照できません。定例会議は共有方式を決め、例外の会議だけ別方式にします。会議参加者と招待者が常に同じとは限らず、Google Group経由の招待などでは自動共有されない人がいるため、終了後にDocの共有先を確認してください。

3. Calendarと参加方式を確認する

Google CalendarまたはOutlook CalendarをClickUpへ接続すると、Zoom、Teams、Google Meetの予定へNotetakerを追加できます。自動参加はPersonal Notetakerに適用され、WorkspaceやSharedを全員の既定にするものではありません。同じ予定へ複数メンバーがPersonal Notetakerを自動参加させると、個別のNotesが複数作られ、利用量もそれぞれ計上されます。チームで1つの議事録を作りたい会議では、開始前にWorkspaceまたはSharedを指定し、個人側の自動参加と重ならないか確認してください。途中で追加した場合は、参加した時点からの記録になります。

会議後は「要点→根拠→確定」の順で整える

Meeting Notesには、会議名・日付・参加者、Overview、Key Takeaways、Next Steps、Key Topics、Transcriptなどが含まれます。公式ヘルプでは、1時間以内の会議は全体の動画記録、1時間を超える会議は全体の音声記録がNotesに含まれると説明されています。動画記録はbetaで、Workspace管理者がRecordingやTranscriptを保存しない設定にしている場合は、その内容がNotesに入りません。保存されると思い込まず、管理設定と会議後のNotesを初回に確かめます。

1. Overviewで議題と結論の大枠をつかむ。

2. Key Takeawaysを見て、決定・共有事項・提案を分ける。

3. Next Stepsの各項目について、担当者、期限、完了条件が会議で明言されたか確認する。

4. 金額、日付、製品名、否定条件、責任者など、誤記の影響が大きい箇所をTranscriptで探す。

5. 判断が割れる箇所だけRecordingへ戻り、前後の発言も聞く。

6. 決まったこと、未決のこと、次回までの作業を別の見出しで保存する。

Transcriptも常に正確とは限りません。「A社ではなくB社」「5月ではなく7月」のような短い違いが結論を反転させることがあります。疑義がある箇所は要約だけを直すのでなく、元発言の前後を確認します。最終Docには修正した人と確認日を残し、後から根拠へ戻れるようにします。

読み手が動ける議事録にする

• 会議情報：目的、開催日、参加者、記録の共有範囲

• 決定事項：合意内容、決定者、適用開始日

• 未決事項：判断に必要な情報、保留理由、再確認日

• Action：担当者、期限、完了条件、関連資料やTask

• 根拠：重要な決定へ戻るTranscriptの箇所やRecording

• 確認履歴：AI要約から人が修正した箇所

例として「新しい申込フォームを来月試す」案が出ても、対象顧客や実施週が合意されていなければ、決定事項にせず「未決：対象と開始週を次回確認」とします。Actionは「フォームを検討」では曖昧です。「担当者が候補フォームを2案作り、次回会議の前日までに共有する」のように成果物と期限を明確にします。例の期限を実会議へそのまま流用せず、実際の合意を確認してください。記録の目的は会話を短くすることではなく、会議にいなかった人も次の判断を誤らない状態にすることです。

発言を決定・Action・保留へ分類する

たとえば「見積を取る」はAction候補ですが、対象と期限が分からなければ担当者へ確認が必要です。「A案で進める」は決定事項として残し、作業が伴わなければTaskにはしません。「次回確認」は、誰が何を準備するかが決まって初めてActionになります。要約に複数の話題が一文でまとまっていたら、議題ごとに分けてから共有します。

録音を残すか判断する

すべての会議に動画・音声・Transcriptを保存する必要はありません。後日、言い回しや決定根拠を再確認する会議なら録音が役立ちます。一方、定例の進捗共有なら合意事項とActionだけで十分なこともあります。保存前に参加者への通知、社内規程、顧客との契約、共有権限、保存期間を確認します。Notetakerが会議へ参加できることは、録音や文字起こしが許可されていることを意味しません。扱う情報に制限がある場合は、Notetakerを停止するか、Recordingを含めない設定を管理者へ相談してください。

うまく残らないときの切り分け

• 予定に参加しない：Calendar接続、会議リンク、対象予定、Workspace ClickAppの有効化を順に確認。

• Zoomで記録が始まらない：ホスト側の録音設定や、参加時に表示される権限承認を確認。接続状態によってホスト承認が必要な場合があります。

• Notesが参加者に見えない：Personal / Workspace / Sharedの種別、会議参加者の識別、Doc共有権限を確認。

• TranscriptやRecordingがない：管理者が保存を無効にしていないか確認。後から設定を変えても過去の会議へ自動追加されるとは限りません。

• 会議途中から記録した：参加した時点以降の内容だけなので、前半が必要なら別の記録元へ戻る。

• 1時間を超える会議の映像がない：公式のNotes説明では、1時間を超える通話は全体の音声記録です。

ClickUpの公式説明ではAI Notetakerの利用量は分単位で計測されます。無料の試用枠や上限を見積もる場合、会議件数だけでなく、参加時間と同じ会議に入るNotetakerの数を数えます。Workspaceごとのプラン・role・early accessの適用状況が違うため、古い料金表を前提に月の利用量を計算しないでください。

どこまで自動化し、どこを人が持つか

ClickUp AI Notetakerは会議情報を集め、要点とNext Stepsを整理する入口として使えます。議事録を決定の証拠として使うなら、AIが示した要約を承認済みの公式記録にしないことが大切です。契約、金額、納期、顧客への約束、担当、機密情報は原文へ戻ります。

おすすめの流れは、会議前に共有範囲と記録内容を決め、会議後にOverviewで全体を見て、重要な箇所だけTranscriptやRecordingで確かめ、決定・保留・Actionを分けて共有する方法です。短いテスト会議で参加方式、Notesの保存設定、共有先を確認してから定例へ広げます。最初に決めることは「どのAI要約を使うか」ではなく、「誰が何を確認したら議事録を確定するか」です。